Pymes y Recomendaciones en Compras

Quieres saber cómo funcionan las compras en las PYMES, microempresas y en proyectos de emprendimiento? Sabias que las compras en las pymes aún tienen muchas deficiencias en su estructuración? Bienvenido a nuestro Blog… acá te contaremos una parte de esta historia y probablemente encuentres algunas características con las que te puedes sentir indentificado con este contenido.

Para referirnos al proceso de compras en las PYMES primero es necesario entender el grupo y la clasificación a la cual pertenece en un territorio;   El concepto de PYMES es comúnmente conocido como las empresas pequeñas o medianas normalmente manejadas por sus propietarios o grupo familiar y que hacen parte de esta clasificación por el número de empleados capital de trabajo, volumen de ventas al año, su tamaño, complejidad y otras características, sin embargo, estos conceptos varían mucho de un país a otro; no obstante, en casi todos los países sus características son muy similares.

Ser clasificado como PYME, generalmente atrae mucha menos atención que las grandes multinacionales y corporaciones dando menor importancia a su operación y funcionamiento pero en algunos casos cuentan con algunos privilegios o beneficios y apoyos de agremiaciones en su sector; Por lo general las pymes constituyen más del 50% del PBI en los países en vías de desarrollo, generando altísimas fuentes de empleo representado algunas veces entre el 60% y 70% de la producción industrial de una nación.

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Ahora bien, veamos, NINGUNA empresa puede autoabastecerse de todo para ser totalmente autosuficiente.  Siempre será necesario que cada compañía debe recurrir el mercado abierto para aprovisionarse de un sinnúmero de bienes y servicios para cumplir con su objeto social.  No es posible que las empresas produzcan todo lo que necesitan para operar en su sector.   Por este motivo, toda compañía requiere de otros para funcionar, de terceros, de proveedores de todo tipo de bienes y servicios y es allí donde es muy necesario tener un departamento de compras y fortalecer su razón de ser.

Cada compañía debe dedicarse única y exclusivamente a su “CORE” su nicho y su actividad propia de su objeto social, no obstante hay empresas que logran diversificar sus operaciones y desarrollan empresas alternas, líneas de negocio independientes e incurren en otros sectores que hacen parte de su operación; por ejemplo, la embotelladora que su negocio es la manufactura de envases y tapas, pero deben salir al mercado a comprar las etiquetas que finalmente después se involucran de tal manera en dicho proceso que terminan por dedicarse a fabricar las etiquetas, etc.

ALGUNAS FALLAS EN EL PROCESO DE COMPRAS

Veamos algunos posibles escenarios presentes en las Pymes

En muchos escenarios, las PYMES cuentan con mayores desventajas que las grandes multinacionales, es muy probable que tengan una gama de productos reducida y que vendan a un segmento estrecho de clientes, son vulnerables al mercado, a los cambios de los indicadores económicos mundiales y a los commodities en general. Sufren de escasez de capital de trabajo, faltas de líneas de crédito entre muchas otras variables que dificultan su operación y su permanencia en el mercado.

Respecto a la gestión de compras, las PYMES también cuentan con muchas fallas en su estructuración y dificultades para desarrollar su gestión de aprovisionamiento; Entre ellas hemos realizado una clasificación de 5 grupos con un listado general de algunas variables comunes y muy habituales para la gestión de compras y aprovisionamiento.

  1. ESTRATEGIA CORPORATIVA
  2. CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA
  3. PERSONAL CALIFICADO
  4. DOCUMENTACION Y PROCEDIMIENTOS
  5. RECURSOS

A continuación veamos algunos ejemplos y situaciones generales para cada uno de estos (5) grupos seleccionados. Esto tambien representa que pueden haber otras clasificaciones de algunas fallas generales en la manera en que las Pymes desarrollan su gestión de compras. Estos grupos son desarrollados para el objeto de este ejemplo: 

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ESTRATEGIA CORPORATIVA

    1. Decisiones centralizadas por sus propietarios.
    2. No hay una estrategia corporativa del CORE del negocio.
    3. En caso de que hubiera una estrategia de empresa, no hay un equilibrio entre dicha estrategia y los planes de compras de la organización.
    4. Proceso de compras aleatorios y sin métodos estructurados.
    5. Estrategia enfocada únicamente a la reducción de precios.

En la mayoría de los casos, muchas de estas empresas son de categoría familiar, orientadas por las directrices de los abuelos, hijos y hasta nietos, quienes toman la mayoría de las decisiones de forma centralizada, autoritaria y basada en las tradiciones familiares. Sus fundadores basan su modelo de negocio en el paradigma conocido como “Así se ha venido haciendo toda la vida” y “No vamos a cambiar la forma en que hacemos las cosas”, posición cerrada y poco flexible lo que no permite una apertura al cambio y adaptarse a las nuevas exigencias del mundo globalizado.

CONOCIMIENTO Y EXPERIENCIA

    1. Desconocimiento de lo que necesitan comprar para aprovisionarse, no solo del producto sino como hacerlo
    2. Su mayor peso de evaluación sobre el proceso de compras es el precio, lo más barato que ofrezca el mercado es su mejor decisión.
    3. No hay un conocimiento del manejo adecuado del área de aprovisionamiento.
    4. Insuficiente conocimiento de los mercados, restringiendo accesos a ofertas internacionales.
    5. Poco conocimiento en procesos de importación y logística.
    6. Están imitados a comprar bajo el paradigma de las (3) cotizaciones.

Cabe aclarar que a pesar de toda la experiencia que tienen las pymes para estructurar sus departamentos de compras y todo el tiempo que les ha tomado llegar a donde están, no significa que como lo han venido haciendo este del todo mal, claro que no, no todo el panorama es tan negativo como se ve.  Este tipo de empresas, en muchos casos han venido funcionando de forma empírica y así les ha funcionado, no requieren de grandes planes ni estructuras complejas para cumplir con su objeto social, sin embargo la otra cara de la moneda está en la búsqueda continua en mejorar y optimizar sus procesos, adaptarse a los cambios y porque no, rediseñar y cambiar algunos de los procesos de compras en muchos casos obsoletos, sin proyección y que no aportan valor a la organización.

PERSONAL CALIFICADO

    1. Deficiencias y dificultadas para reclutar personal bien cualificado.
    2. No cuentan con recursos suficientes para salarios de personal especializado y no pueden ofrecer a sus empleados niveles de remuneración o de estabilidad laboral.
    3. Cuentan con personal sin la suficiente experiencia o capacidad técnica y sin formación en compras y aprovisionamiento.
    4. Muchas veces esta actividad es desarrollada por personal de las áreas de producción, contabilidad, finanzas u otros departamentos.
    5. En muchos casos por el mismo propietario o gerente.

En un caso muy similar al anterior, el personal de compras de este tipo de organizaciones no necesariamente es el más titulado ni con el mayor conocimiento, pero no obstante a esto, es personal que se ha formado en el negocio y conocen de primera mano como hacer las cosas correctamente de forma empírica y por trayectoria en el medio. Estas personas crean una cultura de pertenencia en la organización y en muchos casos se vuelven “indispensables” para cumplir con el Rol.  Llevan tantos años haciendo lo mismo que el día que no están al frente del área de compras la empresa puede llegar a paralizar su operación.

DOCUMENTACION Y PROCEDIMIENTOS

Este grupo también lo podemos llamar como la clasificación en la cual le damos una formalidad en el área de compras mediante el uso de procedimientos, planes, programas, políticas etc. 

    1. No hay un plan de trabajo estructurado.
    2. No hay procedimientos ni políticas definidas.
    3. No existe un control de cifras.
    4. No manejan indicadores de medición.
    5. No existe un plan de evaluación de proveedores.
    6. No hay una política de categorización de productos.

En este análisis que hemos venido desarrollando, encontramos 2 extremos; si bien el extremo en cada caso es: por una parte (1) La falta de gestión documental, procesos y procedimientos y todo lo relacionado con la formalización y documentación del área, etc y por otra parte (2) Aquellas Pymes que cuentan con la estandarización y documentación de sus procedimientos: Vale la pena agregar que en ninguno de los (2) dos casos se puede garantizar que la operación de compras sea eficiente.  Como dice un viejo “adagio popular”, “Ni tanto que queme al santo ni tampoco que no lo alumbre”. Es decir que no en todas las organizaciones es posible implementar procesos y procedimientos por escrito que hagan eficiente un proceso.  Existen empresas que aun teniendo todo documentado y perfectamente estructurado no desarrollan buenas prácticas en la gestión de compras y por el contrario habiendo otras tantas empresas que sin tener nada por escrito, su experiencia, “empirismo” y destreza en desarrollar una gestión de compras muy profesional les permite ser eficientes y generar ahorros en sus procesos de aprovisionamiento.

RECURSOS

    1. No cuentan con sistemas de información gerencial, software o ERP´s para la administración y flujo de datos.
    2. Limitantes en flujo de caja o política de pago a proveedores.
    3. Las compras son de bajos volúmenes y poco valor económico, por lo tanto son de menos interés para los proveedores.
    4. No hay capacidades de almacenamiento.
    5. No hay poder de negociación lo cual genera compras de último minuto.
    6. Generan compras de emergencia sin estructuración del proceso.
    7. Con poca capacidad, generan compras limitadas y a menudo están obligadas a comprar a intermediarios comerciales en lugar de ir directamente a los fabricantes, esto hace sus compras más costosas.
    8. Compran al proveedor más cercano para evitar tiempos en desplazamientos.
    9. Compras de consumibles categorizadas como compras eje de la organización.

En la cultura latinoamericana estamos acostumbrados a trabajar “con las Uñas” como dicen las costumbres populares y muchas veces es una regla general que la PYME se “arme de valor” para poder iniciar, mantenerse y sobrevivir con pocos recursos, “Por el camino se arreglan las cargas”. Muchas de ellas su promedio de operación es “sobrevivir escasamente con lo que tienen”. Para algunos dueños y gerentes de negocios “pequeños” no es importante cambiar, ni mejorar, ni modernizar y en algunas ocasiones ni “crecer” se mantienen así y con eso es “suficiente”.  Estos puntos de vista dependen de la visión gerencial que tenga cada dueño de negocio y la proyección que tenga con su empresa. Esto no significa que su posición sea equivocada, solamente puede ser su estrategia. Es muy importante identificar cual es el enfoque que se le dé al negocio, el uso de recursos y hasta donde quieres llegar.  

REFLEXION:

Si te sientes identificado con  algún caso así a juzgar por tus condiciones y evaluar cual escenario es el que te conviene y permite desarrollar tu gestión de compras de la forma mas adecuada y rentable para tu negocio.  Estas y muchas otras variables pueden llegar a ser consideradas limitantes para una buena gestión de compras.  El abanico de posibilidades puede llegar a ser tan grande como tu empresa lo necesite, eso depende de cómo quieres organizar tu proyecto y estructurar el área de aprovisionamiento.

  • Con cuales de las situaciones que hay en el listado anterior y otras que no fueron incluidas te identificas en tu negocio ¿?
  • Pero cual es el camino adecuado para que las PYMES puedan organizar y controlar sus procesos de compras ¿?

ALGUNAS RECOMENDACIONES EN COMPRAS

En primer lugar debemos hacer un cambio de “PARADIGMA”. Es necesario cambiar las rutinas y prácticas habituales en los procesos de compras, hay que adaptarnos a los cambios y exigencias de los nuevos mercados.  El cambio de mentalidad es fundamental, involucrar al personal de tu empresa y divulgar los ajustes son vitales para que todos trabajen en equipo.

Te proporcionaremos algunas ideas generales, sin el detalle de tu negocio, te mostraremos la estructura básica de lo que puedes considerar al momento de tu evaluación en tu empresa. Las variables de cada pyme son muy distintas para cada entorno y situación, hay muchos aspectos para revisar. A continuación algunos ejemplos de las principales recomendaciones a tener en cuenta en tu área de compras.

  1. Define una estrategia de compras alineada con la estrategia del CORE de tu negocio. Revisa muy bien que hace tu empresa y que necesitas en el área de compras para que ambas estructuras estén en el mismo enfoque.
  2. Estructura muy bien tu área: evalúa las cifras de tu negocio, determina cuantas personas necesitas y Selecciona muy bien a tu personal: Si no cuentas con los recursos suficientes CAPACITALOS, dales la oportunidad que aprendan que adquieran las competencias y habilidades necesarias para cumplir con el propósito del área.
  3. Has un listado de tus recursos, que tienes?, que te hace falta?, que necesitas para operar correctamente?; Si con lo que tienes es suficiente, entonces organiza tus tropas y las
  4. Has desarrollado un plan de trabajo? Conoces como hacer tu plan de compras? Tienes que fijar políticas y estructurar tus procedimientos? Es el momento de documentar lo que haces y como lo haces, define muy bien tu tiempo y asigna las tareas para cumplir con los objetivos.
  5. Revisa tu experiencia y conocimiento en abastecimiento: Si ya has venido construyendo una trayectoria, aprovéchala y ajusta tus conceptos para que puedas replantear todo tu esfuerzo en el área; En un hipotético caso que te encuentres frente a un callejón sin salida, es el momento que pidas ayuda o asesórate bien. Puedes buscar apoyo en nosotros a través de nuestros servicios.

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