Cómo Hacer un Plan de Compras ?

Te has preguntado como podrias diseñar, estructurar, organizar y desarrollar un plan de compras para tu negocio o al interior de tu compañía dónde trabajas? Si te interesa este contenido podrás leer y encontrar la información de interés a continuación:

Pero para poder diseñar un plan de trabajo en compras debemos entender varias cosas: Entender el concepto, de que se trata esto, para que sirve, que beneficios ofrece al a organización, como funciona y obviamente como lo administramos correctamente.

Al interior de cada organización este concepto puede variar demasiado dependiendo el enfoque que tengan en el área de compras; en muchos casos no hace parte de la rutina diaria y en otros lugares este plan esta sistematizado, sin embargo, el contenido de este Blog pretende aportar un punto de vista distinto creando una reflexión sobre COMO lo podrías hacer y qué ventajas y beneficios puedes obtener implementando este tipo de prácticas en tu organización.

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Que es el Plan de Compras ?

Es la programación general de todas las compras de la empresa, alineadas con la estrategia corporativa; lo puedes llamar también como tú “bitácora” de trabajo; está diseñado para tener el control de todos los procesos de compras; puede ser revisado y analizado en periodos de tiempo determinados; (anual, semestral, mensual, semanal) esto depende del tamaño de tu operación de compras, la complejidad y la actividad que necesitas controlar: el plan de compras está definido en términos de QUE, CUANTO, PARA CUANDO Y CON QUIENES todo esto en un periodo de tiempo. La duración es el factor mas importante en el plan; Determinar cuanto tiempo toma un proceso de compra desde su solicitud hasta la etapa final una vez dicho producto llega a su destino final.

También podemos asegurar que la filosofía de estructurar un plan de compras es lograr “estandarizar” la forma en que controlas todo el proceso desde la solicitud misma; Estandarizar a tus usuarios en la manera que te hacen las solicitudes te permitirá trabajar de forma equilibrada en todos tus procesos.

Para que te sirve el Plan de Compras ?

El plan de compras es el método de control que te permite tener un seguimiento constante de cada ítem de compra, su usuario solicitante, las etapas, el tipo de solicitudes, el presupuesto, los tiempos de ejecución y de todos los actores que intervienen a lo largo de todo el proceso, desde antes de la planificación hasta la llegada de los insumos, activos o materiales:  Te sirve para medir, controlar y planificar grupos de actividades y tareas de bienes y proveedores: (en algunas compañías todo esto esta sistematizado pero en nuestro caso vamos a revisarlo como si solamente en nuestra PYME contamos con una tabla de Excel)

También te sirve para tener mediciones inmediatas de control por ejemplo: Medir cuantos procesos de compra tienes versus cuantas personas a cargo los atienden y solucionan versus cuanto tiempo toma cada uno en ejecutarse versus cuanto te cuestan, son múltiples variables que te van a permitir tener una visión global de todos los procesos y poder tomar las decisiones pertinentes.

Algunas Ventajas y Controles del Plan de Compras

  • 1 * Mantener un seguimiento de las cifras de compras.

  • 2 * Control del presupuesto aprobado versus solicitudes no aprobadas.

  • 3 * Cantidad de solicitudes y procesos de compras asignados al número de compradores a cargo de cada tema.

  • 4 * Categorización de grupos y familias de productos por disciplinas y especialidades.

  • 5 * Tiempos de fabricación, transporte, duración del proceso en general y entrega de cada ítem hasta su etapa final.

  • 6 * Control de las fechas desde la solicitud hasta la entrega final

  • 7 * Cantidad de proveedores participantes y el proveedor adjudicado.

  • 8 * Tiempos del proceso de importación, intermediarios, agentes de carga, de aduana, etc.

Que debe Contener un Plan de Compras ?

El contenido, columnas en Excel o campos de control que debe tener un plan de compras como mínimo debe contener la información más relevante de tu proceso; Nuevamente esto depende de la complejidad de tu negocio, la operación y los tipos de compra.

En este grupo es mandatorio que hagas 2 clasificaciones: (1) PARA QUIEN es decir , el área usuaria solicitante del proceso de compra, son los dueños del bien o servicio: Debes asegurarte de mantener un control y un seguimiento de cada uno de tus usuarios (son tus clientes) ayúdalos, ofréceles soluciones y consigue lo que te están pidiendo y de otra parte (2) DE QUIEN, es decir el listado de posibles proveedores sugeridos para el proceso o los que vayan a ser considerados al momento de tomar la decisión en la evaluación. (es posible que no se conozcan proveedores y se debe dejar la anotación del tema; el área de compras realizará su proceso de clasificación de proveedores).  

Es la descripción detallada del bien o servicio, comúnmente se denomina “Especificaciones Técnicas”, Son todas las características y propiedades físicas y reales de un bien que le define tal y cómo es: Corresponde generalmente en entender específicamente QUÉ tipo de producto es? Color, forma, tamaño, aplicación, usos, materiales, dimensiones, pesos, medidas, textura, etc. (anexos). Mientras mayor sea la información que describa el tipo de producto, se reduce el nivel de riesgo de conseguir un producto equivocado. 

En este Capítulo, encontramos (2) grupos de CUANTO. El primero (1) hace referencia a las CANTIDADES, unidades de medida, empaque y embalaje:  Esta característica es para determinar la cantidad de unidades y también para identificar las características de producto al momento de la planificación de la logística de tu compra.  Características como pesos, dimensiones (largo x ancho x alto) son unidades determinantes al momento de la programación del transporte para estimar y cubicar la carga, su costo y el espacio que ocupa una vez esta sea entregada en el lugar de destino final.  El segundo (2) tiene que ver con el PRESUPUESTO o el dinero disponible  para dicha compra. Cuánto dinero puede costar ? o cuánto dinero se estima invertir en este ítem ? Las áreas financieras siempre deben tener conocimiento del monto de dinero para hacer la reserva correspondiente en sus arcas o fondos. La sumatoria de todos los “Cuantos $” determina el flujo de caja de la operación en un período determinado.

Este ítem determinará qué tipo de negociación se puede llevar a cabo con los proveedores, a largo plazo o solamente por oportunidad. Recuerda que hay muchas clases de compras, algunos ejemplos: Cíclicas o estacionales, por su frecuencia, por periodos fijos, (ordenes fijas), por oportunidad, de inversión, de proyectos, por etapas, esporádicas, puntuales, de consumo (consumibles), materias primas (producción y transformación), de reventa (inventarios). 

Duración, Fechas y Tiempos de entrega: La idea es relacionar todas las fechas (este es uno de los registros más importantes) es con el propósito de identificar el tiempo que toma todo el proceso desde la solicitud hasta la entrega final. Para cuando lo necesitas? Cuando te hizo la solicitud tu cliente interno? Para cuando te lo entrega tu proveedor, cuanto tiempo (días, semanas, meses) se demora la fabricación y cuanto el transporte, etc, son el tipo de fechas que te permitirán tomar decisiones.

En este capítulo debes considerar todas las características relacionadas al proceso de movilización de tu producto; lugares, destinos, distancias, restricciones y tiempos en general; es una importación? Evalúa las variables de tipo logístico, lugares de recogida, de entrega, las bodegas, cruces fronterizos, el “modo” o medios de transporte, el tipo de carga, (Carga suelta, contenerizada, carga de proyecto, carga a granel, etc) agentes de carga, características especiales, el INCOTERM que se va a utilizar, las condiciones generales, etc (entre muchas otras variables)

Este capítulo permite agregar todo tipo de información relevante para precisar detalles del producto, bien o servicio. Es un campo de características específicas adicionales, por ejemplo, certificaciones del producto, normas que debe cumplir, marcas específicas, diseños, país de origen etc. Mientras más información tengamos, mejor podremos estar en contexto con el tipo de producto que debemos conseguir.

NOTAS GENERALES

NOTA-1: La cantidad de información y columnas que pueda contener el plan de compras, depende también de la complejidad del negocio, de los parámetros  que se fijen  para controlar las cifras y de lo práctico, simple o complejo que tu decidas diseñarlo.

NOTA-2: Recuerda que cada solicitud es distinta, si logras organizar a tus usuarios la forma y el orden en que te hacen los pedidos de compras podrás organizar tu manera de trabajar.

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Algunas Recomendaciones al Plan de Compras

1.)  Elabora un listado de todos tus usuarios, quienes son, (área de producción, área ambiental, área de operaciones, área administrativa) es decir cuántos clientes tienes. Luego desarrolla el listado de todo lo que se requiere comprar para cada solicitud, aplica los filtros correspondientes para cada caso y el trabajo consiste en hacer una “hoja de vida“ para cada proceso de compras. Cada solicitud es un universo distinto con necesidades puntuales, tiempos específicos, proveedores y condiciones muy diferentes.

2.)  Ahora tienes un listado muy amplio: Asegúrate que cada “ítem” cada bien tenga toda la información completa, (información clara y precisa) documentos soporte, fichas técnicas y todas las especificaciones. (Recuerda que tu gestión de compras gira en torno a lo que tu usuario solicita) Si él te hace una solicitud equivocada, oriéntalo y ayúdale. No permitas que el error vaya desde el primer momento hasta el final.

3.)  Desarrolla un método cuantitativo que te permita controlar la trazabilidad de las fechas y los tiempos durante todo el proceso; La manera mas apropiada de hacerlo es llevando el número de días que toma la compra a partir del momento en que inicia tu solicitud, el tiempo estimado de entrega de toda la información de tu usuario, el tiempo de tu trabajo y el tiempo que necesitas para iniciar la solicitud de cotización, el tiempo que te toma de conseguir los proveedores, tramitar sus ofertas, evaluar, tomar las decisiones y tener un resultado matemático apto para los objetivos de la compañía: Todo ese tiempo se debe estimar en el control de tiempo del proceso y finalmente cuento tiempo toma la entrega; al final vas tener un dato muy aproximado de todas las fechas que toma una solicitud hasta el día que te entregan, la compra mas sencilla puede tomar hasta una semana, considerando todas las variables sencillas, perfectas, rápidas y sin contratiempos.

4.)  Retomemos el concepto de las cifras:  El plan de Compras aparte de servirte como una bitácora de planificación de todo tu trabajo de todos tus procesos, necesidades y tiempos, también es un indicador gerencial que te permite evaluar las cifras y tomar decisiones al respecto. Con la visualización del plan por grupos de informes y reportes podrás también identificar que puedes mejorar, optimizar, en que temas estas muy retrasado, cuales son costosos, cuales están dentro del tiempo y limite, etc. Tienes muchas combinaciones para identificar que debes hacer. Y nuevamente tendrás la ruta de tus decisiones en la mano.  

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