Conoces las Cifras de Compras de tu Negocio?

Uno de los temas más apasionantes para cualquier gerente o director quien toma decisiones en su empresa es el control de su negocio a partir del análisis e interpretación de las cifras. Es muy claro que la brújula de toda compañía marca la ruta que se traza a partir de las decisiones generadas por el control matemático de las cifras y el comportamiento de estas en cada negocio. Para cada negocio el análisis e interpretación es único, especialmente las cifras de compras.

Ahora bien, gracias a los constantes desarrollos tecnológicos podemos entender que hoy día existen todo tipo de propuestas en Software especializados, o los denominados “Enterprise Resource Planning” o ERP por sus siglas en inglés, también los programas contables, sencillos, complejos de integración de varias plataformas y lenguajes de unos con otros etc, hay diversidad de soluciones tecnológicas en el mercado.  Los gerentes solamente deben generar sus reportes (previamente parametrizados) analizar los números, citar a reunión y tomar las decisiones correspondientes solucionando aquello que las cifras muestran.

Todo esto y mucho más está muy bien para las grandes corporaciones quienes cuentan con los recursos necesarios, la investigación, el personal, horas de desarrollo y muchas otras variables que les permiten invertir en el modelo de evaluación de sus cifras que más les convenga. La Big Data por ejemplo en las grandes organizaciones son la causa de sus resultados extraordinarios. El uso de inteligencia artificial, algoritmos complejos y hasta sistemas de predicción para estudiar y analizar el comportamiento del cliente son algunos de los ejemplos de lo que ya funciona en nuestro mundo y que viene muchos años atrás en constante evolución.

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Sin embargo, hay otras tantas grandes empresas que sin llegar a esos niveles tan avanzados en tecnología solamente se han limitado a ser muy estrictos en sus sistemas de administración de la información controlando KPI´s y monitoreando estadísticamente el comportamiento general de las cifras de sus áreas y de toda la compañía lo cual les permiten gestionar de manera automatizada todos los procesos internos tales como gestión humana, la administración de la nómina, pagos a proveedores, compras, inventarios, gestión de proyectos, logística, ventas, facturación y los estados financieros, entre muchos más.  A través de su uso, las organizaciones logran acumular y almacenar gran cantidad de datos que deben ser analizados.

Pero el propósito de este contenido es referirnos a esta misma situación presente en las pequeñas empresas, PYMES, microempresas y hasta en los proyectos de emprendimiento. Si bien es cierto, para este gran número de compañías que aportan tanto desarrollo muy probablemente no les es fácil obtener, administrar, controlar ni gerenciar las cifras producto de su negocio.

Hace algún tiempo, recuerdo perfectamente en una reunión de consultoría con un cliente en la cual conversaba con el dueño de dicha “PYME” quien me explicaba lo complejo que se había convertido obtener las cifras de su negocio y peor aún como organizarlas, interpretarlas y finalmente tomar las decisiones correspondientes a partir de los resultados obtenidos: A medida que el negocio iba creciendo en su operación mayores procesos intervenían en la generación de los datos y el control del negocio mismo.

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Muchos pequeños empresarios en la medida de su desbordado crecimiento optan por inversiones desproporcionadas en sistemas de gestión, ERP´s y terminan por descontrolar a todo su personal dedicado de tiempo exclusivo trabajando para el software y no el sistema para ellos. En fin, son muchas historias que se desprenden de este tipo de decisiones.

Pero concentrémonos en nuestro foco de este contenido, “las cifras de compras”. Lamentablemente no todas las pequeñas empresas cuentan con recursos suficientes en tecnología o un “ERP” que les permita automatizar la generación de reportes y obtener estadísticas y resultados.  No obstante a lo anterior no solo bastaría con tener un proceso tecnológico o un sistema apropiado para esta función, sino que una vez se obtengan dichas cifras habrá que desarrollar un plan de trabajo para trabajar con ellas: Consideremos 3 posibles escenarios a los que se pueden enfrentar algunas o muchas de las pequeñas empresas:

Pues bien, acá es donde podemos concentrar nuestros esfuerzos y proponer algunas recomendaciones apropiadas para el desempeño de las cifras de compras en tu negocio.  Podríamos concluir en cada caso lo siguiente:

Cuando en tu negocio no tienes las cifras y dependes de contabilidad para todo, ya es el momento de organizar a tu personal encargado y desarrollar una estrategia de organizar la data.   Puedes iniciar conociendo todas las cifras de tu empresa; empezando por conocer a fondo a que se dedica tu compañía y que números necesitas buscar y clasificar. Asigna un grupo de trabajo con tareas específicas y metas a cumplir en el corto plazo, conseguir los números de donde ¿del histórico? de contabilidad? De tesorería? etc, define la fuente de la información, quienes y que tipo de data te pueden organizar y entregar. Una vez tengas claro cuáles son los números que necesitas evaluar empieza por hacer una clasificación de tus actividades en compras: los datos básicos, cuanto compras, cuanto representa este numero del total de tu gasto, cuanto representa este numero del total de ventas, etc. Esa es la cifra global y empieza por irte al detalle por cada grupo, desglosa la mayor de datos posibles, entre ellos total de proveedores, cuanto por cada proveedor, cuanto en cantidad por mayor producto, cuanto por categoría de producto y cuanto dinero por cada proveedor di dicho producto principal, etc.

Otra métrica bien interesante son los periodos, semanas, meses, trimestres, etc, en la medida de tus posibilidades asignar un periodo de tiempo a cada grupo de números te va a permitir evaluar cantidades concretas ¿Cuánto compra por periodos? Y a que proveedor en el mismo periodo cuanto le compras etc.  Pero que tan importantes son estas cifras en tu negocio? Eso es lo que debes medir y evaluar. Que tanto representa la gestión de compras del total de tu empresa? Son muchas las combinaciones de números que puedes establecer al momento de revisar y analizar recuerdan que el norte de tu negocio lo determinan la lectura de los números que te podrán mostrar que tan enfocado estás con tu propósito comercial y con tu estrategia.

Ahora bien, supongamos que cuentas con un sistema apropiado (cualquiera que sea) hasta un buen “Excel” controlado detalladamente que arroja buenos reportes con datos confiables. Tu labor es organizar dichos reportes y clasificar adecuadamente los números que vas a evaluar, recuerda que no puedes dedicar todo tu tiempo solamente a llenarte de miles de datos y reportes con innumerables escenarios, (más es menos), si en tu estrategia corporativa esta un propósito definido, enfoca tu análisis de números en esa estrategia y no desgastes tu tiempo en análisis numéricos que no conducen a nada.  Acá quiero resaltar la importancia del concepto de “Category” o categorías de tus productos o servicios. (de este tema tendremos un capitulo completo que nos permitirá profundizar en dicho análisis) mientras tanto, has una clasificación detallada de tu operación; veamos algunos ejemplos:

  • Cuanto se compra en dinero ¿?
  • Cuales categorías o familias de productos se manejan ¿?
  • Que cantidades se compran ¿?
  • Cuál es la frecuencia de compra ¿?
  • A quien o a quienes se compra ¿?
  • Cuál es el Pareto de tus compras ¿?
  • Cuáles son tus Compras críticas y cuánto valen al mes ¿?
  • Cuáles son los aliados o proveedores estratégicos ¿? Y cuanto les compra a cada grupo?
  • Con que frecuencia y cada cuanto se compra ¿?
  • Qué tipo de compras se manejan ¿?
  • Cuanto me representan los % de participación de las compras del total de costos o gastos de la organización?
  • Cuantos procesos de compras manejas y cuantos por cada comprador?
  • Cuanto tiempo de dedicación tiene cada comprador para cada proceso?
  • Cuantos procesos efectivos finalizan en determinado periodo?
  • Para todo el numero de procesos de compra, cuantos compradores debo tener en la operación para garantizar el cumplimiento de los tiempos requeridos?

Pueden existir muchas otras combinaciones pero lo importante de esto es que vas a hacer con ellas ¿para que te sirven ¿te van a arrojar algunos resultados, por ejemplo:

  • Estas comprando muy costoso el mismo producto a 2 proveedores, cual es la causa? de pronto te da mejor calidad o el mejor tiempo de entrega.
  • Tu Pareto indica que tienes 100 proveedores en total pero solo al 20% le compras el 80% en dinero de toda tu operación, esto automáticamente te indica que hay 80 proveedores que no representan nada (el 20%) del total de tu gasto. Que paso?
  • Tienes solamente (2) personas en compras y no pueden cumplir con la cantidad de solicitudes.

A este tipo de conclusiones puedes llegar, solo resta clasificar y organizar muy bien el propósito de tus cifras y el enfoque que podrás darle a tu negocio. Luego a tomar decisiones.

La correcta interpretación de las cifras en las compras podrá determinar el estatus actual de tu negocio, esto también depende de tu estrategia comercial. Un servicio de consultoría te puede aclarar el panorama. Pregúntanos cuáles son las claves para el control de las cifras de compras en tu negocio. Sin embargo, ya has llegado a un punto de evolución en tu gestión de análisis e interpretación de cifras, lo más importante de esto es que debes concentrarte únicamente en los números que te van a permitir tomar decisiones contundentes y que te van a representar cambios, ahorros, beneficios, negociaciones, etc. de valor para tu negocio. 

Nuevamente debes evaluar cuales son aquellos números más importantes para tus horas de trabajo en dicho análisis. Podrás integrar los resultados de dichos números y diseñar unos buenos indicadores de gestión (KPI´s) para el control de tus grupos de trabajo y de tu enfoque con la estrategia corporativa. Es importante que evalúes que el objetivo del control de las cifras es poder a) identificar, b) medir, c) controlar, d) tomar decisiones, (entre otros aspectos).

Al final de cuentas el resultado de todo tu análisis te va a llevar a situaciones directas en compras y decisiones corporativas que debes revisar con otras áreas, financiera, recursos humanos, logística, etc y podrás tener resultados como por ejemplo:

  • Cambiar de proveedor
  • Negociar con el que tiene el mejor precio pero el más bajo volumen.
  • Evaluar tus proveedores críticos y crear alianzas estratégicas “Gana-Gana” para optimizar todos tus procesos.
  • Establecer acuerdos comerciales con descuentos por pronto pago
  • Reducir tiempos de entrega.
  • Crear una política de pagos a proveedores.
  • Optimizar el flujo de caja.

Finalmente, son muchos los escenarios, pero al final de cuentas son las decisiones que tomas con la correcta lectura y análisis de dichas cifras, esa es la clave del asunto. Si no has logrado aprovechar el potencial de tus números para poder tomar decisiones asertivas en términos de ahorros, beneficios, descuentos, negociaciones, alianzas, etc aun estas a tiempo de empezar a organizar tus números que son el motor de tu negocio.

Finalmente, recuerda…. Hay una frase conocida de un libro famoso. “El hábito de administrar tu dinero es mas importante que la cantidad”

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